Jak vytvořit perfektní online prezentaci

Nezáleží na tom, čeho přesně se snažíte dosáhnout – možná se pokoušíte přesvědčit klienta, aby koupil Váš produkt nebo službu, nebo se představujete svému potenciálnímu zaměstnavateli. V zásadě se snažíte o to, aby osoby na opačném konci co nejlépe pochopili to, co se jim snažíte sdělit a co nejvíc z toho si také zapamatovali.

Existuje několik základních pravidel pro používání platformy videokonference.

Berte to jako skutečné setkání

Ačkoliv máte pocit, že komunikujete jen se svým počítačem, je důležité si uvědomit, že jste ve spojení s dalšími osobami, kteří mohou vidět a slyšet nejen Vás, ale i část okolí, ve kterém se nacházíte. Snažte se vyhnout jiným činnostem a interakce s ostatními osobami mimo online konferenci. Mnoho začátečníků, aniž by si to uvědomovali, se během online konference nechají rozptýlit okolím, internetovými stránkami či jinými oznámeními na pracovní ploše, kvůli čemuž nejenže ztrácejí vlastní pozornost, ale i pozornost svých posluchačů.

I když možná fyzicky pracujete z domova, je důležité odstranit rozptýlení ze svého prostředí, abyste byli stejně soustředěni, jako byste byli v kanceláři či zasedací místnosti.

Být připraven

Stejně jako u běžné prezentace, příprava a plánování dopředu pomáhají vytvořit strukturu. Mít představu o tom, na která témata se chcete zaměřit, a vymyslet způsob, jak vyjádřit své argumenty.

Zkouška je klíčová

Toto pravidlo platí mnohem více než u běžné prezentace. Komunikace na dálku může být pro některé technickou výzvou. Během přípravy na online schůzku si projděte tento seznam, abyste se vyhnuli nepříjemným překvapením v okamžiku, kdy na vás míří pohledy lidí.

• Připojení k internetu
  Otestujte své připojení k internetu. Pro správné fungování videokonference je zapotřebí stabilní internetové připojení v obou směrech, tj. download i upload. Rychlost Vašeho připojení snadno zjistíte zde. Chcete-li streamovat zvuk i video alespoň v nízké kvalitě, potřebujete rychlost přenosu alespoň 1,5 Mb/s. Pro streamování ve vysoké kvalitě by Vaše připojení mělo zvládat přibližně 5 – 10 Mb/s.

• Osvětlení a kvalita videa
  Ani kvalitní videokamera není tak důležitá, jako osvětlení všeho, co je před ní. Vyzkoušejte si záběr z kamery nanečisto a přesvědčte se, že se v jejím zorném úhlu nachází vše, co má. Je důležité dostatečně nasvítit svůj obličej tak, aby Vám diváci viděli do očí. Pozadí by nemělo být světlejší než hlavní objekt. Pokuste se zvolit neutrální pozadí bez rušivých elementů. Hrající si děti, pes nebo rušná ulice spolehlivě rozptýlí pozornost Vašich posluchačů a pro Vás bude mnohem náročnější je zaujmout či přesvědčit.

• Podrobnosti o virtuálním umístění
  Stejně jako na fyzických schůzkách mají virtuální schůzky své místo. U videokonferencí je to obvykle odkaz na „místnost“, kde se budete scházet v konkrétním čase. Je dobré se ujistit, že všichni pozvaní účastníci mají správné informace o místě a čase konání virtuální schůzky.

• Sdílené materiály a rekvizity
  Využijte své soubory, dokumenty nebo prezentace jako své virtuální rekvizity. Máte-li připravenou prezentaci v PowerPointu nebo jiné podklady pro Vaši prezentaci, sdílejte je s ostatními účastníky. Ukážete tím, jak dobře jste na jednání připraveni. Soubory můžete nabídnout ke stažení přímo ve virtuální místnosti, anebo je zpřístupnit předem prostřednictvím cloudových nástrojů pro sdílení souborů. Google Drive je nástroj pro sdílení dokumentů a jiných souborů vybraným skupinám osob.

Buďte připraveni improvizovat

Virtuální setkání se odehrávají v reálném čase. I když jste na svůj projev řádně připraveni, může Vás někdo překvapit nečekanou otázkou. To by Vás nemělo rozhodit. Přemýšlejte nad možnými dotazy předem a připravte si argumenty na obhajobu svých tvrzení.

Někteří lidé jsou zvyklí jet podle předpřipraveného scénáře. Vědí, co říct, ale vedou monolog. Na velkých videokonferencích může být obtížné sledovat všechny účastníky a mít přehled o tom, kdo chce položit dotaz nebo přidat komentář.

Je důležité dělat pauzy a pravidelně se dotazovat na zpětnou vazbu, ověřit si pochopení a zanechat prostor pro dotazy a vysvětlení. Schopnost přizpůsobit svůj projev a vysvětlit vaše závěry je klíčem ke každé úspěšné prezentaci. Při videokonferenci je o to důležitější věnovat pozornost druhým a dát jim prostor klást otázky.

Perfektní prezentace je v konečném důsledku snahou o získání soustředěné pozornosti všech zúčastněných. Zahrnutí všech do aktivní konverzace, která se týká Vašeho tématu, má při přípravě online prezentace zásadní význam.